Kantoormeubilair

Kantoormeubilair of -inrichting is een van de meest gehoorde productgroepen wanneer het gaat over circulair inkopen. Dat komt mede omdat de eigenschappen van meubilair relatief goed geschikt zijn voor een circulair model: het is technisch een relatief eenvoudig product en heeft een economische levensduur van 7-15 jaar. Daarmee is het zowel technisch als organisatorisch mogelijk de keten te sluiten.

Mede als gevolg van de circulaire ambities die bij inkooptrajecten worden gesteld, hebben de meeste leveranciers van kantoormeubilair zich de afgelopen jaren flink ontwikkeld op circulaire economie. Wanneer de vraag gesteld wordt, kunnen zij vaak een aanbieding doen die goed aansluit op de gestelde ambities.

Aspecten van circulair kantoormeubilair

Bij kantoormeubilair spelen de volgende circulaire principes een rol:

  • Circulair ontwerp: losmaakbaarheid en standaardisatie
  • Circulair gebruik: hergebruik van componenten en materialen

Daarnaast liggen er kansen om circulaire verdienmodellen toe te passen: denk aan koop-terugkoop, huur of het afnemen van meubilair als dienst. Dit hangt mede af van je behoefte (structureel of tijdelijk), en van je type organisatie (privaat of publiek).

Bepaal voor je eigen organisatie welke aspecten relevant zijn op basis van je ambitie (waar wil je je op richten?) en je huidige situatie (welk meubilair heb je staan, en wat is de staat ervan?). Valideer dit eventueel in een marktconsultatie.

4 inkooptrajecten, 4 verschillende vragen

Dat de sector verder ontwikkeld is, betekent niet dat er een eenduidig beeld is van wat ‘circulair kantoormeubilair’ is. Welke circulaire principes het beste kunnen worden toegepast, hangt af van de startsituatie. Vier voorbeelden:

  • Een organisatie heeft recentelijk nieuw meubilair ingekocht, maar moet het onderhoud inkopen. Leg hier de nadruk op levensduurverlenging van het bestaande meubilair, en bouw prikkels in om waardeverlies van dit meubilair te voorkomen.
  • Een organisatie heeft een tijdelijke behoefte aan meubilair, vanwege verschuivingen in de huisvesting. Leg hier de nadruk op tijdelijkheid en retourname aan het einde van de gebruiksperiode.
  • Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft een bestaande voorraad met geschikte meubelstukken. Leg hier de nadruk op het inzetten van (delen van) de bestaande voorraad: hetzij als meubel, hetzij als onderdeel.
  • Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft geen of een sterk verouderde bestaande voorraad die niet meer voldoet aan de functionele eisen (bijv. Arbo) en lastig aanpasbaar is. Leg hier de nadruk op meubilair dat zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar is, en kijk waar mogelijk naar hoogwaardige afzetkanalen voor het bestaande meubilair

Borging van circulair gebruik

Omdat een bureau of stoel een economische levensduur heeft van zo’n 7-15 jaar, is het mogelijk om afspraken te maken over het behoud van kwaliteit in de gebruiksfase. Kies bij een uitvraag naar kantoormeubilair niet alleen voor levering van meubilair, maar ook voor meerjarig onderhoud. Op die manier heeft een leverancier een prikkel om meubilair te leveren dat kwalitatief goed blijft functioneren. Ook worden de onderhoudskosten verlaagd doordat de partij die het meubilair geleverd heeft bij onderhoud weet wat er staat. Vraag daarom niet alleen om de aanschafkosten, maar om de totale kosten voor het gebruik (TCO) voor een bepaalde periode.

Borging van retourname

Vanwege de economische levensduur van zo’n 7-15 jaar is meubilair goed geschikt voor het maken van afspraken over retourwaarde. Kijk daarvoor naar mogelijkheden om de producentenverantwoordelijkheid te verlengen door bijvoorbeeld onderhoud in het contract mee te nemen en afspraken te maken over het einde van de gebruiksduur. Op die manier krijgt de leverancier een prikkel om het waardebehoud van de door hem geleverde producten te maximaliseren.

Aandachtspunten

  • Kantoormeubilair is vaak een geschikte productgroep om mee te starten: enerzijds omdat deze het primaire proces niet beïnvloedt, anderzijds omdat de markt relatief volwassen is.
  • Bepaal je ambitie op basis van de startsituatie in je eigen organisatie: die is belangrijk voor marktpartijen om een goede inschrijving te doen.
  • Maak in een overeenkomst afspraken over meerjarig onderhoud en retourname om het waardebehoud van meubilair te borgen.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - INSIDE/INSIDE

INSIDE/INSIDE is een onafhankelijk instrument om de duurzaamheid van facilitaire producten, waaronder kantoormeubilair, inzichtelijk te maken.

Suggesties en/of aanvullingen?