Kantoormeubilair

Kantoormeubilair of -inrichting is een van de meest genoemde productgroepen wanneer het gaat over circulair inkopen. Dat komt mede omdat de eigenschappen van meubilair relatief goed geschikt zijn voor een circulair model: het is technisch een relatief eenvoudig product, en heeft een economische levensduur van 7-15 jaar. Daarmee is het zowel technisch als organisatorisch mogelijk om de keten te sluiten.

De meeste leveranciers in deze branche zijn actief met circulariteit bezig, en de ontwikkelingen gaan vrij snel. Dit is mede het gevolg geweest van verschillende ambitieuze publieke aanbestedingen. Wanneer de vraag gesteld wordt, kunnen zij vaak een aanbieding doen die goed aansluit op de gestelde ambities.

Aspecten van circulair kantoormeubilair

Bij kantoormeubilair spelen de volgende circulaire principes een rol:

  • Circulair ontwerp: losmaakbaarheid, gemak van herstel en standaardisatie
  • Levensduurverlenging van meubilair of componenten d.m.v. onderhoud, reparatie of refurbishing activiteiten
  • Circulair hergebruik van onderdelen en materialen

Bepaal voor je eigen organisatie welke aspecten relevant zijn op basis van je ambitie (waar wil je je op richten?) en je huidige situatie (welk meubilair heb je staan, en wat is de staat ervan?). Valideer dit eventueel in een marktconsultatie.

Daarnaast liggen er kansen om circulaire verdienmodellen toe te passen: denk aan koop-terugkoop, huur of het afnemen van meubilair als dienst. Dit hangt mede af van je behoefte (structureel of tijdelijk), en van je type organisatie (privaat of publiek).

 

Zoek vroegtijdig contact met de markt

De branche van kantoorinrichting is relatief volwassen op het gebied van circulariteit. Ga daarom vroegtijdig met de markt in gesprek over de manier waarop je jouw circulaire ambities het beste tot hun recht kan laten komen in een aanbesteding.

Ook binnen de aanbesteding wordt dialoog op prijs gesteld. Met zo’n dialoog kan de inschrijver de daadwerkelijke behoefte van een opdrachtgever beter begrijpen. Organiseer daarnaast een schouw – en bij een grote opgave van enkele typische ruimten – zodat partijen kunnen bepalen welk meubilair kan worden hergebruikt of gerefurbishd, en welk meubilair vervangen moet worden. Je kan ook overwegen om een aantal te refurbishen meubelstukken ter beschikking te stellen aan de potentiële inschrijvers, zodat zij de mogelijkheden voor refurbishment kunnen onderzoeken. 

4 inkooptrajecten, 4 verschillende vragen

Dat de sector verder ontwikkeld is, betekent niet dat er een eenduidig beeld is van wat ‘circulair kantoormeubilair’ is. Welke circulaire principes het beste kunnen worden toegepast, hangt af van de startsituatie. Vier voorbeelden:

  • Een organisatie heeft recentelijk nieuw meubilair gekocht, maar moet het onderhoud inkopen. Leg hier de nadruk op levensduurverlenging van het bestaande meubilair, en bouw prikkels in om waardeverlies van dit meubilair te voorkomen.
  • Een organisatie heeft een tijdelijke behoefte aan meubilair, vanwege verschuivingen in de huisvesting. Leg hier de nadruk op tijdelijkheid en retourname aan het einde van de gebruiksperiode.
  • Een organisatie heeft behoefte aan kwalitatief goed meubilair, en heeft een (beperkte) bestaande voorraad met geschikte meubelstukken. Leg in de zoektocht naar een partner de nadruk op het zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar houden van meubilair uit de bestaande voorraad: hetzij als meubel, hetzij als onderdeel. Alleen wanneer dit uit de bestaande voorraad niet meer mogelijk is, is de levering van nieuw een mogelijkheid.
  • Een organisatie heeft behoefte aan nieuw meubilair, en heeft geen of een sterk verouderde bestaande voorraad die niet meer voldoet aan de functionele eisen (voorbeeld: Arbo-eisen) en lastig aanpasbaar is. Leg hier de nadruk op meubilair dat zo lang mogelijk inzetbaar en toepasbaar is, en kijk waar mogelijk naar hoogwaardige afzetkanalen voor het bestaande meubilair.

Borging van circulair gebruik

Omdat kantoormeubilair vaak een economische levensduur heeft van zo’n 7-15 jaar, is het mogelijk om afspraken te maken over het waardebehoud van zowel de bestaande voorraad, als het nieuwe geleverd meubilair. Kies bij een uitvraag naar kantoormeubilair daarom niet alleen voor levering van meubilair, maar ook voor meerjarig (preventief en correctief) onderhoud. Op die manier heeft een leverancier een prikkel om meubilair te leveren dat kwalitatief goed blijft functioneren. Ook worden de onderhoudskosten verlaagd, doordat de partij die het meubilair geleverd heeft, bij het onderhoud weet wat er staat. Vraag daarom niet alleen om de aanschafkosten, maar om de totale kosten voor het gebruik (TCO) voor een bepaalde periode.

Het realiseren van deze circulaire ambities in de gebruiksfase vraagt om aandacht voor deze ambities – en de bijbehorende KPI’s – in het contractmanagement.

Borging van retourname

Vanwege de economische levensduur van zo’n 7-15 jaar is meubilair goed geschikt voor het maken van afspraken over retourwaarde. Let daarbij op wetgeving rondom de maximale restwaarde, die op dit moment voor kantoormeubilair op 10% gesteld is. Kijk daarvoor naar mogelijkheden om de producentenverantwoordelijkheid te verlengen door bijvoorbeeld onderhoud in het contract mee te nemen en afspraken te maken over het einde van de gebruiksduur. Op die manier krijgt de leverancier een prikkel om het waardebehoud van de door hem geleverde producten te maximaliseren.

Aandachtspunten

  • Kantoormeubilair is vaak een geschikte productgroep om mee te starten: het is zichtbaar, het beïnvloedt het primaire proces niet en de markt is relatief volwassen.
  • Start met het creëren van inzicht in je bestaande meubilair: zowel de aantallen als de staat. Wanneer je dit overzicht niet hebt, kan het uitvragen van een meubelmanagementsysteem als onderdeel van je aanbesteding helpen.
  • Bepaal je ambitie op basis van de startsituatie in je eigen organisatie: die is belangrijk voor marktpartijen om een goede inschrijving te doen.
  • Maak in een overeenkomst afspraken over meerjarig onderhoud en eventueel retourname om het waardebehoud van meubilair te borgen.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - INSIDE/INSIDE

INSIDE/INSIDE is een onafhankelijk instrument om de duurzaamheid van facilitaire producten, waaronder kantoormeubilair, inzichtelijk te maken.

Suggesties en/of aanvullingen?