Rapporteren effecten

Het rapporteren van effecten is belangrijk om de interne organisatie te laten zien dat circulair inkopen verstandig is. Daarbij rapporteer je effecten op basis van je gestelde definitie van de circulaire economie en ambities op dit vlak. Immers: als er effect is bereikt, zien mensen de impact van hun werk en zijn ze meer gemotiveerd om circulaire principes vaker mee te nemen. Ook kan het in kaart brengen van effecten tot nieuwe inzichten leiden, bijvoorbeeld welke productgroepen een hoge duurzaamheidsimpact hebben.

Probeer daarom na afloop van een circulair inkooptraject inzichtelijk te maken wat het bereikte effect is. Het opvragen van een materialenpaspoort, waarin de samenstelling van een product vermeld staat, kan daarbij helpen. Ook de milieuvoetafdruk, bijvoorbeeld met behulp van een LCA, kan inzicht bieden in de milieu-impact van een ingekocht product.

Inzichten uit inkooptrajecten helpen om de voortgang op organisatieniveau inzichtelijk te maken. In hoeveel inkooptrajecten hebben jullie circulaire principes toegepast? Op welk niveau van hergebruik (zoals reparatie, herbestemming, recycling) bevinden de initiatieven zich? Hoeveel producten of grondstoffen zijn er bespaard, en wat is de milieu-impact geweest?

Input- en effectmonitoring

Voor het meten van prestaties is het mogelijk om zowel de input als het effect te monitoren. Bij het monitoren van input gaat het om inspanningen: bijvoorbeeld de vraag of circulaire ambities zijn meegenomen in een uitvraag, of dat er gunningscriteria zijn opgesteld rondom circulariteit. Bij het monitoren van effecten gaat het om het resultaat: denk aan de hoeveelheid materialen die zijn verbruikt, of de hoeveelheid CO2 die is uitgestoten.

Inputmonitoring kan daarmee ook plaatsvinden na afronding van het inkoopproces, terwijl effectmonitoring pas plaats kan vinden na het daadwerkelijk leveren van het product of de dienst. In lijn met nationale doelstellingen is de wens om waar mogelijk aan effectmonitoring te doen. Waar dat nog niet kan, is inputmonitoring een goed alternatief.

Effectmonitoring op productgroepniveau

Effectmonitoring kan alleen plaatsvinden op het moment dat er impact in de fysieke omgeving plaatsvindt. In de ene productgroep is dit vooral bij de inkoop van een product (voorbeeld: het inkopen van een vergadertafel die van lokaal afvalhout is gemaakt), in andere productgroepen is het vooral tijdens de looptijd van een overeenkomst (voorbeeld: het inkopen van een cateringcontract, waarin met een groeipad wordt toegewerkt naar een lagere milieu-impact van het voedsel). Bij dit soort productgroepen kan effectmonitoring helpen om te sturen op een lagere voetafdruk gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Effectmonitoring vraagt dus een langere tijdshorizon dan alleen het inkoopproces, waarbij het gerealiseerde effect nog steeds het gevolg kan zijn van het inkoopproces dat is doorlopen. 

Toepassen MVI-ZET op organisatieniveau

Een van de manieren voor publieke organisaties om de voortgang van je organisatie te meten, is met de MVI Zelf Evaluatie Tool. In de MVI-ZET kan je per inkooptraject aangeven op welke thema’s er ambities zijn gesteld. Denk naast ‘circulair’ bijvoorbeeld aan ‘sociaal’ of ‘biobased’. MVI-ZET is daarvoor gekoppeld aan TenderNed, zodat alle aanbestedingen zichtbaar worden. Daaruit kan je een rapportage maken op het niveau van je organisatie. Er wordt gewerkt aan een doorontwikkeling van MVI-ZET, zodat ook impactmonitoring in de toekomst mogelijk gaat worden via de tool.

Aandachtspunten

  • Bepaal per inkooptraject op welke manier je effectmonitoring kan gaan vormgeven, en maak met leveranciers afspraken over welke gegevens je daarvoor nodig hebt.
  • Rapporteer met enige regelmaat de voortgang op organisatieniveau: daarmee creëer je draagvlak voor volgende inkooptrajecten.
  • Zet in op communicatie van zichtbare successen in de fysieke omgeving, om anderen te inspireren over de kansen van circulair inkopen.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - MVI Zelf Evaluatie Tool

In de MVI-ZET kan je de MVI-ambities per inkooptraject invullen, en daarmee een rapportage maken van de MVI-prestaties van jouw organisatie.

Suggesties en/of aanvullingen?