Rapporteren effecten

Het rapporteren van effecten is belangrijk om de interne organisatie te laten zien dat circulair inkopen zinvol is en impact heeft. Daarbij rapporteer je effecten op basis van je gestelde definitie van de circulaire economie en ambities op dit vlak. Immers: als er effect is bereikt, zien mensen de impact van hun werk en zijn ze meer gemotiveerd om circulaire principes vaker mee te nemen. Ook kan het in kaart brengen van effecten tot nieuwe inzichten leiden, bijvoorbeeld welke productgroepen een hoge duurzaamheidsimpact hebben.

Probeer daarom na afloop van een circulair inkooptraject inzichtelijk te maken wat het bereikte effect is, zowel op milieu-impact als materiaalverbruik. Het opvragen van de milieuvoetafdruk, bijvoorbeeld met behulp van een LCA, kan inzicht bieden in de milieu-impact van een ingekocht product. Ook het opvragen van een materialenpaspoort, waarin de samenstelling van een product vermeld staat. Meten kan een manier zijn om in je contractfase bij te sturen.

Inzichten uit inkooptrajecten helpen om de voortgang op organisatieniveau inzichtelijk te maken. In hoeveel inkooptrajecten hebben jullie circulaire principes toegepast? Op welk niveau van hergebruik (zoals reparatie, herbestemming, recycling) bevinden de initiatieven zich? Hoeveel producten of grondstoffen zijn er bespaard, en wat is de milieu-impact geweest?

Input- en effectmonitoring

Voor het meten van prestaties is het mogelijk om zowel de input als het effect te monitoren. Bij het monitoren van input gaat het om inspanningen: bijvoorbeeld de vraag of circulaire ambities zijn meegenomen in een uitvraag, of dat er gunningscriteria zijn opgesteld rondom circulariteit. Bij het monitoren van effecten gaat het om het resultaat: denk aan de hoeveelheid materialen die zijn verbruikt, of de hoeveelheid CO2 die is uitgestoten.

Input- versus effectmonitoring: inputmonitoring kijkt naar de inspanningen aan de start van een inkoopproces, effectmonitoring kijkt naar de resultaten nadat de inkoop is gedaan. (bron: RIVM, 2018)
Input- versus effectmonitoring: inputmonitoring kijkt naar de inspanningen aan de start van een inkoopproces, effectmonitoring kijkt naar de resultaten nadat de inkoop is gedaan. Bron: RIVM (2018)


Inputmonitoring kan daarmee ook plaatsvinden na afronding van de aanbestedingsfase, terwijl effectmonitoring pas plaats kan vinden na het daadwerkelijk leveren van het product of de dienst of na retourname en verwerking. In lijn met nationale doelstellingen is de wens om waar mogelijk aan effectmonitoring te doen. In dit overzicht is aangegeven welke methoden en instrumenten per fase in het inkoopproces kunnen worden gebruikt.

Effectmonitoring op productgroepniveau

Effectmonitoring kan alleen plaatsvinden op het moment dat er impact in de fysieke omgeving plaatsvindt. In de ene productgroep is dit vooral bij de inkoop van een product (voorbeeld: het inkopen van een vergadertafel die van lokaal afvalhout is gemaakt), in andere productgroepen is het vooral tijdens de looptijd van een overeenkomst (voorbeeld: het inkopen van een cateringcontract, waarin met een groeipad wordt toegewerkt naar een lagere milieu-impact van het voedsel). Bij dit soort productgroepen kan effectmonitoring helpen om te sturen op een lagere voetafdruk gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Effectmonitoring vraagt dus een langere tijdshorizon dan alleen het inkoopproces, waarbij het gerealiseerde effect nog steeds het gevolg kan zijn van het inkoopproces dat is doorlopen. Maak goede afspraken met je leverancier over welke gegevens jij wilt hebben om de effecten goed inzichtelijk te krijgen.

Toepassen MVI-ZET op organisatieniveau

Een van de manieren voor publieke organisaties om de voortgang van je organisatie te meten, is met de MVI Zelf Evaluatie Tool. In de MVI-ZET kan je per inkooptraject aangeven op welke thema’s er ambities zijn gesteld. Denk naast ‘circulair’ bijvoorbeeld aan ‘sociaal’ of ‘biobased’. MVI-ZET is daarvoor gekoppeld aan TenderNed, zodat alle aanbestedingen zichtbaar worden. Daaruit kan je een rapportage maken op het niveau van je organisatie. MVI-ZET is een vorm van inputmonitoring: het maakt duidelijk welke ambities er gesteld zijn in het inkooptraject. Er wordt gewerkt aan een doorontwikkeling van MVI-ZET, zodat ook effectmonitoring in de toekomst mogelijk gaat worden via de tool. Op het moment zijn er voor vier onderwerpen al effectmetingen doorgerekend, namelijk voor Bedrijfskleding, ICT, Energie en Mobiliteit.

Aandachtspunten

  • Bepaal per inkooptraject op welke manier je effectmonitoring kan gaan vormgeven, en maak met leveranciers afspraken over welke gegevens je daarvoor nodig hebt.
  • Hanteer voor monitoring de ‘80/20’-vuistregel: probeer het grootste gedeelte te monitoren (80%) met een beperkte inspanning (20%). Alle impacts in de gehele keten en het totale proces monitoren is lastig, tijdrovend en vaak maar beperkt effectief. Met een beperkte en helder afgebakende monitoring is vaak al veel winst te behalen.
  • Rapporteer met enige regelmaat de algemene voortgang op organisatieniveau: daarmee creëer je draagvlak voor volgende inkooptrajecten.
  • Zet in op communicatie van zichtbare successen in de fysieke omgeving, om anderen te inspireren over de kansen van circulair inkopen.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - MVI Zelf Evaluatie Tool

In de MVI-ZET kan je de MVI-ambities per inkooptraject invullen, en daarmee een rapportage maken van de MVI-prestaties van jouw organisatie.

Infographic - Overzicht meetmethodieken

Deze visual geeft een overzicht van de verschillende methodieken die op verschillende momenten in het inkoopproces gebruikt kunnen worden om circulariteit te meten.

Suggesties en/of aanvullingen?