Opstellen criteria voor circulariteit

Wanneer de vraagstelling duidelijk is, de keten inzichtelijk is gemaakt en de procedure is gekozen, kan je criteria voor circulariteit gaan opstellen. Voor een eventuele selectiefase zijn dit criteria op het niveau van de aanbieder; voor een gunningsfase zijn dit criteria op het niveau van de aanbieding.

Denk na wat een partij voor jullie de beste aanbieder maakt (bij toepassing van een selectiefase), en wat voor jullie de beste aanbieding is. Op basis hiervan stel je eisen en criteria op: eventueel voor de selectiefase, en in ieder geval voor de gunningsfase. Probeer circulariteit zowel te meten (kwantitatief) als te beoordelen (kwalitatief). Voor het meten van circulariteit zijn verschillende meetmethodieken beschikbaar.

Zorg bij het opstellen van criteria voor een juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Een wenselijke prijs-kwaliteitverhouding is 10-30% prijs versus 70-90% kwaliteit. Daarmee kunnen marktpartijen zich onderscheiden op kwaliteit, waar circulaire ambities onderdeel van uit maken.

De gewenste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bron: PHI Factory (2017) Vooronderzoek criteria circulair inkopen
De gewenste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bron: PHI Factory (2017) Vooronderzoek criteria circulair inkopen

Verschil tussen eisen en criteria

In een inkoopproces kan je zowel eisen als criteria stellen. Een eis is een ondergrens, waaraan partijen moeten voldoen (‘ja’ of ‘nee’). Een criterium geeft partijen de mogelijkheid om zich te onderscheiden (goed-beter-best). Bepaal voor een criterium een duidelijke beoordelingsmethodiek (meetlat).

Het verschil tussen eisen en criteria
Het verschil tussen eisen en criteria: eisen geven een basisniveau, criteria dagen marktpartijen uit om daarboven zichzelf te onderscheiden.

Aandachtspunten bij het formuleren van eisen en criteria

Het formuleren van goede eisen en criteria voor circulariteit is belangrijk voor het selecteren van de beste aanbieder en beste aanbieding. Neem daarbij de volgende vier uitgangspunten mee:

  • Stel alleen eisen die écht nodig zijn voor uitvoering van de opdracht, en voorkom te strenge eisen die innovatieve partijen uitsluiten. Zo kan bijvoorbeeld een eis op gebied van referentieprojecten disproportioneel zijn wanneer nieuwe en innovatieve partijen worden uitgesloten die nog geen referentieprojecten beschikbaar hebben. Wees dus kritisch: is het echt noodzakelijk om naar referentieprojecten te vragen? En zo ja, welke specifieke aspecten moeten in de referentieprojecten terugkomen? Beperk je tot slechts die aspecten.
  • Laat een eventueel uitgevraagde visie onderbouwen met tastbare prestaties. Op die manier worden partijen die zich verder hebben ontwikkeld, beloond. Een visie op circulaire economie kan bijvoorbeeld worden onderbouwd met circulaire prestaties in de eigen bedrijfsvoering.
  • Bepaal de circulariteit van de aanbieding op een manier die past bij de betreffende productgroep. Verken wat veelgebruikte meetmethodieken zijn binnen die productgroep. Focus eventueel op een beperkt aantal producten in de inschrijving, waarbij de winnende leverancier na gunning de circulariteit van de overige producten aantoont.
  • Zorg voor focus in de criteria (zowel in de selectie- als gunningsfase), en voorkom te veel verschillende criteria naast elkaar. Op die manier kunnen marktpartijen zich onderscheiden op wat jullie organisatie belangrijk vindt.

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de doelen in selectie- en gunningsfase en voorbeelden van eisen en criteria op het gebied van circulaire economie en circulariteit.

Overzicht van mogelijke eisen en criteria in relatie tot circulariteit. Bron: Copper8 (2018), Circulair Inkopen Academy
Overzicht van mogelijke eisen en criteria in relatie tot circulariteit. Bron: Copper8 (2018), Circulair Inkopen Academy

Tools en meetmethodieken voor bepalen mate van circulariteit

Er zijn verschillende tools en meetmethodieken die kunnen helpen om de mate van circulariteit te bepalen. De keuze voor een bepaald instrument is afhankelijk van je definitie van circulaire economie, je gestelde ambities en de grootte van de uitvraag. De inspanningen voor het invullen van de informatie moeten immers proportioneel zijn met de vraag die is gesteld. Iedere methodiek heeft zijn eigen focusgebieden, en is daarmee geschikt om verschillende doelen inzichtelijk te maken.

  • EcoChain is een instrument dat kan helpen om de milieu-impact van een aanbieding te meten. Dit doet het door in een geautomatiseerde omgeving LCA-analyses te maken op basis van data van leveranciers en andere ketenpartijen.
  • CircularIQ is een instrument dat kan helpen om de mate van circulariteit van een aanbieding te beoordelen. Dit doet het door te kijken in hoeverre verschillende circulaire aspecten – door de opdrachtgever aangegeven – zijn meegenomen in een aanbieding.
  • De PRP-tool van Rendemint is een instrument dat kan helpen om de mate van circulariteit te bepalen, ten opzichte van de absolute (theoretische) circulaire waarde. Dit doet het door een kader te bieden waarmee leveranciers hun materiaalsamenstelling en -herkomst in kunnen vullen.

Aandachtspunten

  • Geef voldoende weging aan kwaliteit in de prijs-kwaliteitverhouding.
  • Hanteer zowel in de selectie- als in de gunningsfase criteria rondom circulariteit.
  • Zorg voor een focus in criteria, zodat marktpartijen zich daadwerkelijk kunnen. onderscheiden.
  • Gebruik een meetmethodiek die is afgestemd met marktpartijen in die sector. Valideer dat met een marktconsultatie.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - EcoChain

EcoChain helpt om de milieu-impact van een aanbieding inzichtelijk te maken.

Tool - CircularIQ

CircularIQ helpt om de mate van circulariteit van een aanbieding inzichtelijk te maken.

Tool - PRP-tool (Rendemint)

De PRP-Tool helpt bij het vergelijken van de mate van circulariteit en het inzichtelijk maken van de herkomst van materialen.

Suggesties en/of aanvullingen?