Opstellen criteria voor circulariteit

Wanneer de vraagstelling duidelijk is, de keten inzichtelijk is gemaakt en de procedure is gekozen, kun je criteria voor circulariteit gaan opstellen. Voor een eventuele selectiefase zijn dit criteria op het niveau van de aanbieder; voor een gunningsfase zijn dit criteria op het niveau van de aanbieding. Deze criteria voor circulariteit gelden náást gunningcriteria op andere relevante (duurzaamheids)thema’s. Zorg daarbij wel voor focus in je criteria: met te veel verschillende criteria neemt het onderscheidend vermogen af.

Denk na wat een partij voor jullie de beste aanbieder maakt (bij toepassing van een selectiefase), en wat voor jullie de beste aanbieding is. Op basis hiervan stel je eisen en criteria op: eventueel voor de selectiefase, en in ieder geval voor de gunningsfase. Probeer circulariteit zowel te meten (kwantitatief) als te beoordelen (kwalitatief). Voor het meten van circulariteit zijn verschillende meetmethodieken beschikbaar.

Zorg bij het opstellen van criteria voor een juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Een wenselijke prijs-kwaliteitverhouding is 10-30% prijs versus 70-90% kwaliteit. Daarmee kunnen marktpartijen zich onderscheiden op kwaliteit, waar circulaire ambities onderdeel van uitmaken. Overweeg daarbij om een plafond- en eventuele bodemprijs op te stellen.

De gewenste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bron: PHI Factory (2017) Vooronderzoek criteria circulair inkopen
De gewenste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bron: PHI Factory (2017) Vooronderzoek criteria circulair inkopen

Verschil tussen eisen en criteria

In een inkoopproces kun je zowel eisen als criteria stellen. Een eis is een ondergrens, waaraan partijen moeten voldoen (‘ja’ of ‘nee’). Een criterium geeft partijen de mogelijkheid om zich te onderscheiden (goed-beter-best). Bepaal voor een criterium een duidelijke beoordelingsmethodiek (meetlat).

Het verschil tussen eisen en criteria
Het verschil tussen eisen en criteria: eisen geven een basisniveau, criteria dagen marktpartijen uit om daarboven zichzelf te onderscheiden

Gebruik van plafond- en bodemprijs

In het verleden heeft bij inkooptrajecten vaak de nadruk gelegen op prijs. Wanneer de weging verschuift naar meer kwaliteit, gaat dat gepaard met het risico op een hogere prijs. Om dit te voorkomen, kan het helpen om de oplossingsruimte af te bakenen met duidelijke (financiële) randvoorwaarden. Dit vraagt echter goed marktonderzoek voorafgaand aan de aanbesteding.

Met een plafondprijs wordt voorkomen dat partijen een te hoge aanbieding doen. Aanbiedingen met een bedrag boven de plafondprijs komen immers niet in aanmerking voor gunning. Een bodemprijs kan voorkomen dat prijsduikers de aanbesteding winnen: door heel laag in te steken op prijs, winnen zij een aanbesteding met een minimale kwaliteitsscore. Met een plafond- en een bodemprijs wordt dat voorkomen.

Een bijkomend voordeel van een plafond- en bodemprijs is dat het mogelijk wordt om de score op prijs op een absolute schaal te doen: een inschrijving op het bodembedrag krijgt maximale punten, en een inschrijving op het plafondbedrag minimale punten. De prijsformule is dan lineair tussen het plafond en de bodem. Hiermee wordt voorkomen dat wanneer alle inschrijvers met hun prijs dicht bij elkaar zitten, er een onevenredig groot verschil in punten ontstaat. 

Aandachtspunten bij formuleren eisen en criteria

Het formuleren van goede eisen en criteria voor circulariteit is belangrijk voor het selecteren van de beste aanbieder en beste aanbieding. Neem daarbij de volgende vier uitgangspunten mee:

  • Stel alleen eisen die écht nodig zijn voor uitvoering van de opdracht, en voorkom te strenge eisen die innovatieve partijen uitsluiten. Zo kan bijvoorbeeld een eis op gebied van referentieprojecten disproportioneel zijn wanneer nieuwe en innovatieve partijen worden uitgesloten die nog geen referentieprojecten beschikbaar hebben. Wees dus kritisch: is het echt noodzakelijk om naar referentieprojecten te vragen? En zo ja, welke specifieke aspecten moeten in de referentieprojecten terugkomen? Beperk je tot slechts die aspecten.
  • Laat een eventueel uitgevraagde visie onderbouwen met tastbare prestaties in de bedrijfsvoering van een organisatie. Op die manier worden partijen die hun visie daadwerkelijk hebben geborgd in hun eigen bedrijfsvoering daar ook voor beloond.
  • Bepaal de circulariteit van de aanbieding op een manier die past bij de betreffende productgroep en in lijn is met jouw definitie. Verken wat veelgebruikte meetmethodieken zijn binnen die productgroep. Focus eventueel op een beperkt aantal producten in de inschrijving, waarbij de winnende leverancier na gunning de circulariteit van de overige producten aantoont.
  • Zorg voor focus in de criteria (zowel in de selectie- als gunningsfase), en voorkom te veel verschillende criteria naast elkaar. Op die manier kunnen marktpartijen zich onderscheiden op wat jullie organisatie belangrijk vindt. Met te veel verschillende criteria neemt het onderscheidend vermogen af.
Overzicht van mogelijke eisen en criteria in relatie tot circulariteit. Bron: Copper8 (2018), Circulair Inkopen Academy
Overzicht van mogelijke eisen en criteria in relatie tot circulariteit. Bron: Copper8 (2018) Circulair Inkopen Academy

Tools en meetmethodieken voor bepalen mate van circulariteit

Er zijn verschillende tools en meetmethodieken die kunnen helpen om de mate van circulariteit te bepalen. De keuze voor een bepaald instrument is afhankelijk van je definitie van circulaire economie, je gestelde ambities en de grootte van de uitvraag. De inspanningen voor het invullen van de informatie moeten immers proportioneel zijn met de vraag die is gesteld. Iedere methodiek heeft zijn eigen focusgebieden, en is daarmee geschikt om verschillende doelen inzichtelijk te maken.

  • DuboCalc is een instrument dat in de GWW veel gebruikt wordt om de milieu-impact van werkzaamheden te bepalen. DuboCalc is gekoppeld aan de data van de Nationale Milieudatabase.
  • EcoChain is een instrument dat kan helpen om de milieu-impact van een aanbieding te meten. Dit doet het door in een geautomatiseerde omgeving LCA-analyses te maken op basis van data van leveranciers en andere ketenpartijen.
  • CircularIQ is een instrument dat kan helpen om de mate van circulariteit van een aanbieding te beoordelen. Dit doet het door te kijken in hoeverre verschillende circulaire aspecten – door de opdrachtgever aangegeven – zijn meegenomen in een aanbieding.
  • De PRP-tool van Rendemint is een instrument dat kan helpen om de mate van circulariteit te bepalen, ten opzichte van de absolute (theoretische) circulaire waarde. Dit doet het door een kader te bieden waarmee leveranciers hun materiaalsamenstelling en -herkomst in kunnen vullen.

Aandachtspunten

  • Geef voldoende weging aan kwaliteit in de prijs-kwaliteitverhouding.
  • Hanteer zowel in de selectie- als in de gunningsfase criteria rondom circulariteit.
  • Zorg voor een focus in criteria, zodat marktpartijen zich daadwerkelijk kunnen onderscheiden.
  • Gebruik een meetmethodiek die is afgestemd met marktpartijen in die sector. Valideer dat met een marktconsultatie.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Tool - MVIcriteria.nl

Op de website MVIcriteria.nl zijn standaard-criteria te vinden voor het maatschappelijk verantwoord inkopen van verschillende productgroepen, op verschillende niveaus.

Suggesties en/of aanvullingen?