Kiezen procedure

Kies de procedure op basis van de waarde van de opdracht, het aantal aanbieders in de markt en de mate waarin je samenwerking tussen partijen wilt stimuleren. Publieke organisaties moeten zich daarbij houden aan de wettelijk bepaalde aanbestedingsprocedures; private organisaties hebben meer vrijheid. Ook als private partij kun je principes uit aanbestedingsprocedures toepassen bij het selecteren van partijen. Let daarbij wel op dat je expliciet vermeldt dat je niet aanbestedingsplichtig bent, en gebruik bijvoorbeeld het woord ‘uitvraag’.

Om circulaire ambities te realiseren, is het stimuleren van samenwerking van belang: zowel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, als tussen ketenpartners onderling. Gebruik onderlinge dialoog om die samenwerking te stimuleren. Dialoog tussen opdrachtgever en mogelijke opdrachtnemers kan helpen om de ambities en mogelijke oplossingsrichtingen te verduidelijken. Dialoog tussen ketenpartners onderling kan hen stimuleren om samen te werken aan de oplossing die het beste bijdraagt aan het realiseren van de ambities. In gesprekken ontstaat immers vaak beter begrip dan via papieren documentatie. Bepaal de intensiteit van de interactie op basis van proportionaliteit: in hoeverre is de interactie proportioneel voor de vraag die je stelt?

Verschillende aanbestedingsprocedures

Er zijn diverse veelgebruikte aanbestedingsprocedures. Een overzicht van zes veelgebruikte procedures:

  • Meervoudig onderhandse procedure: een procedure met één fase. Geschikt voor kleine opgaven, die aan drie tot vijf partijen kunnen worden uitgevraagd. Hierbij is het mogelijk om een interne voorselectie te doen (bijvoorbeeld op ervaring met circulaire economie) om te komen tot de selectie van deze partijen. 
  • Openbare procedure: een procedure met één fase: een gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met óf een klein aantal potentiële aanbieders, óf een korte beschikbare doorlooptijd.
  • Niet-openbare procedure: een procedure met twee fasen: een selectie- en gunningsfase. Geschikt voor aanbestedingen met veel potentiële aanbieders, waarbij er in de selectiefase kan worden geselecteerd op basis van visie van de organisatie.
  • Concurrentiegerichte dialoog: een niet-openbare procedure, waaraan een dialoog is toegevoegd tussen de selectie- en de gunningsfase. Deze dialoog biedt extra mogelijkheden voor verdieping van de opgave of de ambities.
  • Mededingingsprocedure met onderhandeling: een niet-openbare procedure, waarbij na gunning wordt onderhandeld met de winnende aanbieder om tot een betere aanbieding te komen.
  • Innovatiepartnerschap: een procedure waarbij een complex vraagstuk centraal staat, waarbij er slechts één of enkele partijen zijn met de expertise om dit te beantwoorden. Het gaat hier dus om de ontwikkeling van niet-bestaande producten, die gedurende een (betaalde) ontwikkelfase kunnen worden uitgewerkt. De aanbestedende dienst kan het product vervolgens inkopen onder de voorwaarden die bij start van het innovatiepartnerschap zijn bepaald. Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen, dan kunnen de overblijvende partners een inschrijving doen.

Rol van dialoog

Het toepassen van een dialoog in een aanbestedingsprocedure vergroot het begrip tussen de opdrachtgever en de marktpartijen. Een dialoog kan voor de opdrachtgever inzicht geven in de mogelijkheden van marktpartijen; voor een marktpartij kan dit helpen om de diepere behoefte van de opdrachtnemer inzichtelijk te krijgen.

Probeer altijd interactie te organiseren tussen de opdrachtgever en de marktpartijen, ook bij kleinere inkooptrajecten. Wanneer dialoogrondes te intensief zijn, of niet kunnen (in het geval van een openbare procedure), kies dan voor een marktconsultatie vooraf of een informatiebijeenkomst bij de start van het inkoopproces. Het wederzijdse begrip dat hierdoor ontstaat helpt bij een beter verloop tijdens de rest van de procedure.

Gunnen op visie

Om circulaire ambities te realiseren wordt door steeds meer aanbestedende diensten de aanpak Rapid Circular Contracting gevolgd. Met deze aanpak wordt in een vrij vroege fase voorlopig gegund, voornamelijk op visie van de opdrachtnemers in relatie tot de ambitie van de opdrachtgever. Met deze voorlopig gegunde partij wordt vervolgens de opdracht verder uitgewerkt binnen de randvoorwaarden die in de aanbesteding zijn meegegeven (scope, planning en budget). Let op: dit is een aanpak, en geen aanbestedingsprocedure.

Door de gezamenlijke ontwikkeling van de uiteindelijke oplossing, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, wordt beter ingespeeld op de daadwerkelijke behoefte van de opdrachtgever. Ook ontstaat door de co-creatie van de oplossing de mogelijkheid om te bepalen hoe circulaire ambities worden gerealiseerd. 
 

Aandachtspunten

  • Kies een procedure die proportioneel is bij het formaat van de opgave.
  • Neem altijd ruimte voor een dialoog met marktpartijen, zodat je partijen beter leert kennen en zij de mogelijkheid krijgen om je ambities te begrijpen.
  • Voorkom te hoge transactiekosten bij marktpartijen door een te intensieve procedure. Biedt bij grotere inkooptrajecten eventueel een vergoeding voor hun inspanning.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Suggesties en/of aanvullingen?