In kaart brengen externe keten

Bij een circulair inkoopproces staat het behalen van gezamenlijke doelen centraal. Daar is samenwerking voor nodig. Om te bepalen hoe die samenwerking er uit kan zien, is het belangrijk om de betrokken partijen te schetsen: zowel in jouw interne organisatie, als extern in de keten.

Analyseer hoe de externe keten in elkaar zit, vanaf grondstofproductie tot afvalmanagement. Teken deze keten en de verhoudingen tussen partijen. Probeer er ook achter te komen wat de huidige verdienmodellen (en daarmee belangen) van verschillende ketenpartijen zijn. Teken vervolgens de nieuwe (circulaire) keten, zoals jij die voor je ziet. Gebruik dat als basis voor het gesprek met marktpartijen, waarin je aannames kan valideren en de keten verder inzichtelijk kan krijgen.

 

Voorbeeld van een circulaire keten voor copiers, in de situatie van Canon. Bron: Jonker et al. (2018) Werkboek Businessmodellen Circulaire Economie
Voorbeeld van een circulaire keten: Canon. Bron: Jonker et al. (2018) Werkboek Circulair Organiseren

Met welke externe ketenpartijen wil je samenwerken?

Een circulaire economie creëer je niet alleen. Circulair denken vraagt ook het ombuigen en wellicht zelfs sluiten van voorheen lineaire ketens. Tussen welke ketenpartijen je samenwerking wilt stimuleren in een aanbesteding, hangt mede af van de complexiteit van een product en daarmee de complexiteit van de keten. Bij een complex product (voorbeeld: mobiele telefoon) bestaat de keten uit duizenden partijen, terwijl de keten bij een relatief simpel product (voorbeeld: bureau) overzichtelijker is.

Neem bij het in kaart brengen van de belangen en de invloed van partijen op de circulaire ambities ook de levensduur van producten en de onderliggende prikkels van de verschillende businessmodellen mee. Bij producten met een relatief korte levensduur (voorbeeld: bedrijfskleding) is het makkelijker om de keten volledig te sluiten is. Terwijl dit bij een product met een relatief lange levensduur (voorbeeld: fietspad) organisatorisch nog niet realistisch is. De continuïteit en betrokkenheid van marktpartijen is op deze lange termijn immers vaak lastig te waarborgen en toezeggingen kunnen op zo’n termijn aan waarde verliezen.

Daarmee bepalen de complexiteit en de levensduur van producten hoe je kan samenwerken met de externe keten. Daarbij zijn er drie mogelijkheden (+ bron: Copper8, 2018), die ook zijn samengevat in onderstaande figuur:

  • De keten sluiten, voor relatief eenvoudige producten met een korte levensduur. Voorbeelden: catering, bedrijfskleding, kantoormeubilair.
  • Dieper in de lineaire keten, waarbij er op onderdeel- of materiaalniveau kringlopen gesloten kunnen worden. Voorbeelden: multifunctionals, ICT-hardware.
  • Verschillende perspectieven samen aan tafel, om een product technisch zo circulair mogelijk te maken en de toekomstige potentie voor hergebruik mee te nemen. Voorbeelden: gebouwen, wegen.
De manier waarop je de externe keten betrekt, is mede afhankelijk van de complexiteit en de technische levensduur van het product dat je circulair in gaat kopen. Bron: Copper8 (2018) Circulair inkopen in 8 stappen
Het type externe ketenpartijen die je wilt betrekken, is mede afhankelijk van de complexiteit en de technische levensduur van het product dat je circulair in gaat kopen. Bron: Copper8 (2018) Circulair inkopen in 8 stappen

Omgaan met tegengestelde belangen

In inkooptrajecten is vaak sprake van tegengestelde belangen. Een interne opdrachtgever (publiek) of interne klant (privaat) wil maximale kwaliteit tegen een zo laag mogelijke prijs. Een opdrachtnemer wil daarentegen een zo hoog mogelijke winst realiseren en is dus gebaat bij een zo laag mogelijke inkoopprijs van zijn toeleveranciers en efficiënte productieprocessen. Bij sterke sturing op prijs kan de kwaliteit van een product onder druk komen te staan, en de milieu-impact als gevolg van het productieproces toenemen.

Omdat we in een circulaire economie toewerken naar maximaal waardebehoud van producten, willen we maximale kwaliteit. Hierbij helpt een financiële prikkel die ervoor zorgt dat leveranciers worden gemotiveerd om tijdens de levensduur van een product maximale kwaliteit te leveren. Voor een succesvol circulair inkooptraject zijn er daarom twee belangrijke uitgangspunten:

  • Creëer een gezamenlijk belang tussen opdrachtgever en leverancier, gebaseerd op het waardebehoud van producten, onderdelen en materialen.
  • Borg dit gezamenlijke belang in een financiële afspraak op basis van minimale kosten over zowel de aanschaf als het gebruik van een product (Total Cost of Ownership, TCO).

Een voorbeeld:

Een organisatie heeft nieuw kantoormeubilair nodig. Dit kantoormeubilair wordt ingekocht, inclusief onderhoud voor een periode van tien jaar en terugkoopverplichting aan het eind van het contract. De opdracht wordt mede gegund op basis van de totale prijs van levering en onderhoud en de eventuele retourwaarde. In dit model is een hoge kwaliteit in het voordeel van beide partijen: de opdrachtgever heeft meubilair dat gedurende tien jaar functioneert, en de leverancier heeft er baat bij als het meubilair zonder onderhoud lang blijft functioneren.

Aandachtspunten

  • Breng voor de start van een inkooptraject in kaart welke externe partijen betrokken zijn en invloed kunnen hebben op de circulaire ambities van het project.
  • Teken de circulaire keten, zoals jij die voor je ziet. Gebruik dit als basis voor gesprekken met marktpartijen over ketensamenwerking.
  • Creëer een gezamenlijk belang, waarbij zowel de opdrachtgever als de leverancier financieel baat hebben bij waardebehoud van de geleverde producten.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Suggesties en/of aanvullingen?