In kaart brengen externe keten

Bij een circulair inkoopproces staat het behalen van gezamenlijke doelen centraal. Daar is samenwerking voor nodig. Om te bepalen hoe die samenwerking er uit kan zien, is het belangrijk om de betrokken partijen te schetsen: zowel in je interne organisatie, als extern in de keten. Het kan helpen om de keten te schetsen.

Analyseer hoe de externe keten in elkaar zit, van grondstofproductie tot afvalmanagement. Teken deze keten, en de verhoudingen tussen partijen. Probeer er ook achter te komen wat de huidige verdienmodellen (en daarmee belangen) van verschillende ketenpartijen zijn. Teken vervolgens de nieuwe (circulaire) keten, zoals jij die voor je ziet. Gebruik dat als basis voor het gesprek met marktpartijen. Een voorbeeld van zo'n ketenschets is hieronder te zien.

Voorbeeld van een circulaire keten voor copiers, in de situatie van Canon. Bron: Jonker et al. (2018) Werkboek Businessmodellen Circulaire Economie
Voorbeeld van een circulaire keten voor copiers, in de situatie van Canon. Bron: Jonker et al. (2018) Werkboek Businessmodellen Circulaire Economie

Hoe wil je samenwerken met de externe keten?

Hoe diep je een keten in kan, hangt mede af van de complexiteit van een product en daarmee de complexiteit van de keten. Bij een complex product (voorbeeld: mobiele telefoon) bestaat de keten uit duizenden partijen, terwijl de keten bij een relatief simpel product (voorbeeld: bureau) overzichtelijker is.

Bij het in kaart brengen van de belangen is het ook goed om de technische levensduur van producten mee te nemen. Waar bij producten met een relatief korte levensduur (voorbeeld: bedrijfskleding) de keten wellicht volledig te sluiten is, is dat bij een product met een relatief lange levensduur (voorbeeld: fietspad) organisatorisch nog niet realistisch. Continuïteit van marktpartijen is op deze lange termijn immers vaak lastig te waarborgen. De levensduur van producten is bovendien inherent verbonden aan het business model. Neem daarom de onderliggende prikkels van de verschillende business modellen in de keten mee.

Daarmee bepalen de complexiteit en de levensduur van producten hoe je kan samenwerken met de externe keten. Daarbij zijn er drie mogelijkheden (+ bron: Copper8, 2018), die ook zijn samengevat in onderstaande figuur:

  • De keten sluiten, voor relatief eenvoudige producten met een korte levensduur. Voorbeelden: papier, koffiebekertjes, catering;
  • Dieper in de 'lineaire' keten, waarbij er op onderdeel- of materiaalniveau kringlopen gesloten kunnen worden. Voorbeelden: kantoormeubilair, kleding, multifunctionals;
  • Verschillende perspectieven samen aan tafel, om een product technisch zo circulair mogelijk te maken en de toekomstige potentie voor hergebruik mee te nemen. Voorbeelden: gebouwen, wegen.
De manier waarop je de externe keten betrekt, is mede afhankelijk van de complexiteit en de technische levensduur van het product dat je circulair in gaat kopen. Bron: Copper8 (2018) Circulair inkopen in 8 stappen
De manier waarop je de externe keten betrekt, is mede afhankelijk van de complexiteit en de technische levensduur van het product dat je circulair in gaat kopen. Bron: Copper8 (2018) Circulair inkopen in 8 stappen

Omgaan met tegengestelde belangen

Inkooptrajecten draaien vaak om tegengestelde belangen. Een interne opdrachtgever (publiek) of interne klant (privaat) wil maximale kwaliteit tegen een lage prijs; een opdrachtnemer wil een zo hoog mogelijke omzet realiseren, en heeft daarom baat bij het leveren van suboptimale kwaliteit, zodat producten bijvoorbeeld eerder vervanging nodig hebben.

Omdat we in een circulaire economie toewerken naar maximaal waardebehoud van producten, willen we maximale kwaliteit. Hierbij helpt een financiële prikkel die ervoor zorgt dat leveranciers worden gemotiveerd om tijdens de levensduur van een product maximale kwaliteit te leveren. Voor een succesvol circulair inkooptraject zijn er daarom twee belangrijke uitgangspunten:

  • Creëer een gezamenlijk belang tussen opdrachtgever en leverancier, gebaseerd op het waardebehoud van producten, materialen en grondstoffen.
  • Borg dit gezamenlijke belang in een financiële afspraak op basis van minimale kosten over de aanschaf en het gebruik van een product (Total Cost of Ownership, TCO).

Een voorbeeld: een organisatie heeft nieuw kantoormeubilair nodig. Dit kantoormeubilair wordt ingekocht, inclusief onderhoud en retourname voor een periode van tien jaar. In het inkooptraject wordt mede beoordeeld op basis van de totale prijs van levering en onderhoud, en de eventuele opbrengsten van retourname.

In dit model is een hoge kwaliteit in het voordeel van beide partijen: de opdrachtgever heeft meubilair dat gedurende tien jaar functioneert, en de leverancier verdient het meeste wanneer er geen onderhoud nodig is en het meubilair blijft functioneren.

Aandachtspunten

  • Breng voor de start van een inkooptraject in kaart welke externe partijen betrokken zijn.
  • Teken de circulaire keten, zoals jij die voor je ziet. Gebruik dit als basis voor gesprekken met marktpartijen over ketensamenwerking.
  • Creëer een gezamenlijk belang, waarbij zowel de opdrachtgever als de leverancier financieel baat hebben bij waardebehoud van de geleverde producten.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinfo

Suggesties en/of aanvullingen?