Formuleren ambities & vraagstelling

Om een succesvol circulair inkooptraject te realiseren, is het belangrijk dat ambities van samenwerkende partijen met elkaar overeenkomen. Dat begint met het duidelijk formuleren van jouw eigen ambitie voor het specifieke inkooptraject. Daarbij hoort ook het opstellen van een specifieke behoefte: waar ben je echt naar op zoek? Door vanuit de diepere behoefte van een organisatie te redeneren, ontstaan meer kansen voor circulaire oplossingen. Een voorbeeld: heb je nieuwe bureaustoelen nodig, of goede bureaustoelen (die niet noodzakelijk nieuw hoeven te zijn), of nog anders: goede werkplekken? Heb je een aantal vierkante meters per medewerker nodig, of een gezonde werkomgeving?

Circulaire ambitie en strategieën

Het realiseren van hoge prestaties op het gebied van circulaire economie start met het stellen van een duidelijke ambitie voor je inkooptraject. Bouw hierbij voort op de ambitie en het beleid van je organisatie, en specificeer dit naar de productgroep die je in gaat kopen. Zet je bijvoorbeeld in op minder grondstofverbruik, wil je de waarde van je reststromen maximaliseren, of beide?

CircularIQ heeft een model ontwikkeld om hierbij te ondersteunen. Dit model – dat is samengevat in onderstaande figuur – presenteert vijf mogelijke circulaire doelstellingen voor inkooptrajecten (A t/m E). Vanuit de keuze voor een of enkele doelstellingen zijn vervolgens verschillende strategieën (voorbeeld: A1 t/m A5) mogelijk. Kies een doelstelling en strategie die past bij de productgroep die jij wilt inkopen. Op basis van deze doelstellingen is het vervolgens mogelijk om na gunning het effect van je inkoop te meten.
 

Vijf mogelijke circulaire strategieën, inclusief mogelijke bijbehorende doelstellingen, zoals opgesteld door CircularIQ. Bron: CircularIQ (2018)
Vijf mogelijke circulaire doelstellingen, inclusief mogelijke bijbehorende strategieën, zoals opgesteld door CircularIQ. Bron: CircularIQ (2018)

Functioneel versus technisch specificeren

Veel inkoopvragen zijn relatief technisch gespecificeerd, waarbij de opdrachtgever de specificaties bepaalt van de producten die hij geleverd wil krijgen. Bij een functionele vraag zet je een behoefte in de markt, in plaats van een oplossing. Daardoor kan een meer functionele vraagstelling op drie manieren bijdragen aan een meer circulaire oplossing:

  • Marktpartijen krijgen ruimte voor beste (kwalitatieve) invulling van de vraag, zolang die invulling voldoet aan de functionele behoefte;
  • Marktpartijen hebben meer mogelijkheden om productinnovaties toe te passen, waarmee meer ruimte voor onderscheidend vermogen ontstaat;
  • Met een meer functionele vraag wordt voorkomen dat er eisen zijn die conflicteren met gestelde ambities.

Twee voorbeelden:

  • Bij de behoefte aan een bedrijfscateraar kun je kiezen voor een technische specificatie (“een assortiment van X, Y en Z met minimale aantallen”), of voor een meer functionele specificatie (“gezonde en voedzame catering voor xx medewerkers”).
  • Bij de behoefte aan een fietspad kun je zowel kiezen voor een technische specificatie (“een fietspad van 3 meter breed, die voldoet aan het vastgestelde RAW-bestek”), of voor een meer functionele specificatie (“een verbinding die A en B verbindt voor fietsers en voetgangers”). 

Daarbij is de mate waarin een vraag functioneel gespecificeerd kan worden, ook afhankelijk van de volwassenheid van de markt (in relatie tot circulariteit) en de complexiteit van de productgroep: 

  • Bij een meer volwassen markt is het beter mogelijk om functioneel te specificeren, terwijl bij een minder volwassen markt het soms verstandiger is om als opdrachtgever oplossingsrichtingen te geven.
  • Bij een meer complex product (voorbeeld: laptop) is het verschil in kennis tussen opdrachtgever en leverancier groter, en kan meer functioneel specificeren helpen om duurzaamheidsambities te realiseren. Bij meer simpele producten (voorbeeld: printpapier) is een functionele specificatie minder nodig.

Meenemen marktpartijen

In veel sectoren wordt op dit moment gewerkt aan de transitie naar een circulaire economie. Steeds meer marktpartijen hebben eerste ervaringen en zijn al aan de slag. Vanuit de Rijksoverheid worden steeds meer richtinggevende strategieën opgesteld, die richting geven aan het meer circulair maken van een bepaalde categorie. Denk bijvoorbeeld aan de strategie Naar een circulaire kantoorinrichting of de strategie Naar een circulaire Catering.

Aandachtspunten

  • Formuleer een circulaire ambitie die zowel bij de productgroep als bij het beleid van jouw organisatie past.
  • Bepaal bij de start van het inkooptraject de diepere behoefte van je organisatie, in plaats van de afgeleide productvraag.
  • Functioneel specificeren helpt je om je de behoefte centraal te stellen. Het zorgt ervoor dat je redeneert vanuit een doel en niet vanuit een middel. Bovendien geeft het tegelijkertijd ruimte om de kennis en innovatie van de markt te benutten.
  • Functioneel specificeren is niet heilig! Bij een onvolwassen markt of een complex product kan een meer technische specificatie met aandacht voor circulariteit juist richting geven aan marktpartijen.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Suggesties en/of aanvullingen?