Circulair contracteren

Na gunning van de opdracht moeten de gemaakte afspraken in een contract worden opgenomen. Dat contract bezegelt de relatie die je bent begonnen in het inkooptraject. Neem ook in deze fase vertrouwen en samenwerking als uitgangspunt. Wat moet je met elkaar afspreken om de functionaliteit van de geleverde producten te waarborgen, en de circulaire prestaties te realiseren?

Betrek vroegtijdig in je inkoopproces een jurist. Neem hem of haar mee in jullie ideeën en ambities achter de inkoop, en de principes van samenwerking die jullie toepassen binnen het inkooptraject. Kijk vervolgens op welke manier dit in een kort en bondig contract kan komen, dat gebaseerd is op wederzijds vertrouwen tussen partijen.

Lange contracttermijnen

Het aangaan van een langetermijncontract straalt vertrouwen uit: je wilt je uitspreken om lang met de betreffende leverancier te werken. Een contract voor een langere termijn geeft de leverancier ook mogelijkheden om investeringen te doen met een langere terugverdientijd, bijvoorbeeld in kwaliteit. Vaak zijn deze goed voor de circulaire prestaties in een contract. Daarbij is het belangrijk om te beseffen dat de maximale looptijd van een raamcontract (4 jaar) verlengd mag worden, als dit goed gemotiveerd is. Het realiseren van circulaire prestaties kan daar een motivatie voor zijn.

KPI’s rondom circulariteit

Om circulaire prestaties te borgen, kan het helpen om KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) rondom deze prestaties in het contract op te nemen. Spreek daarbij wanneer dat zinvol is een groeimodel af, waarbij de leverancier een prikkel heeft voor verbetering tijdens de contractperiode. Voorbeelden van KPI’s zijn de milieu-impact van materiaalproductie, de hoeveelheid gerecyclede content of de hoeveelheid bespaarde producten.

Pas op met perverse prikkels, zoals twee verschillende KPI’s die elkaar tegenwerken. Een voorbeeld: een garantie op een onderhoudsvrije periode (waarin het product moet functioneren) en het hergebruiken van bestaande producten (die wellicht om meer onderhoud vragen). Het is ook mogelijk om een beloningsstructuur te koppelen aan het halen van KPI’s.

Contractmanagement

Na het sluiten van een contract begint de relatie tussen opdrachtgever en leverancier in feite pas echt. De contractmanager van de opdrachtgever heeft hier een belangrijke rol. Betrek de contractmanager vroeg in het inkoopproces, zodat ook hij doorleeft welke ambities er in de uitvraag zijn gesteld, en welke aanbieding de marktpartij daarvoor gedaan heeft. Vraag de contractmanager om ook na gunning intensief samen te blijven werken met de marktpartij, zodat de uitgevraagde ambities in de praktijk ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Zorg daarbij dat je flexibel bent bij het maken van afspraken, omdat je nog niet alles kan overzien bij gunning.

Meer informatie over contractmanagement is te vinden op de website van PIANOo.

Aandachtspunten

  • Betrek vroegtijdig in je inkoopproces een jurist die de ideeën en ambities achter het inkooptraject begrijpt.
  • Betrek vroegtijdig in je inkoopproces de contractmanager, om te zorgen dat circulaire prestaties aansluiten bij zijn belang (voorbeeld: product raakt niet defect).
  • Stel een contract zo functioneel mogelijk op, met vertrouwen tussen partijen als uitgangspunt.
  • Neem in het contract KPI’s op die de circulaire prestaties borgen.
  • Sluit een contract af voor een langere termijn, zodat marktpartijen kunnen investeren om circulaire ambities te realiseren.

Praktijkvoorbeelden

Achtergrondinformatie

Publicatie - Circulair Inkopen in 8 stappen

Stappen 7 en 8 van het e-book Circulair inkopen in 8 stappen geven meer achtergrondinformatie bij het opstellen van een contract (p.123-126) en het uitvoeren van contractmanagement (p.129-132).

Suggesties en/of aanvullingen?