Circular contracting

Once the project has been awarded, the agreements must be converted into a contract. This contract formalises the relationship that was initiated in the procurement project. In this stage, too, you must take mutual confidence and cooperation as your starting point. What do you need to agree on to guarantee the functionality of the products supplied and to produce the circular achievements?

Involve a legal expert early on in your procurement process. Share your ideas and ambitions underlying the procurement with this expert, as well as the principles of cooperation you apply within the procurement project. Next, determine how to describe this concisely in a contract that is based on mutual confidence between parties.

Circulaire verdienmodellen

Er wordt veel gesproken over het toepassen van circulaire business- en verdienmodellen. Een businessmodel beschrijft in brede zin hoe een ondernemer waarde creëert, levert en behoudt. Een verdienmodel is hier onderdeel van: het geeft inzicht in de wijze waarop een onderneming (financiële) waarde genereert door de opbrengsten en kosten in kaart te brengen (bron: KPMG, KvdL & Copper8: Circulaire Verdienmodellen).

Met een circulair verdienmodel behoudt een leverancier een (gedeelde) verantwoordelijkheid over zijn product. Daarmee ontstaat tevens een financiële prikkel om producten te ontwerpen en produceren voor bijvoorbeeld een lange levensduur, eenvoudige aanpasbaarheid en weinig onderhoud. Een circulair verdienmodel is daarmee een middel in de transitie naar een meer circulaire economie.

Er zijn vier circulaire verdienmodellen die veel worden toegepast, waarbij de voorbeelden zijn uitgewerkt in een handreiking voor ondernemers:

  • Pay-per-use, waarbij een gebruiker betaalt voor het gebruik van een product. Hiervoor moet het gebruik goed te meten zijn, zoals bijvoorbeeld bij verlichting (Signify) of zitcomfort (Vepa & The Green House).
  • Verhuur, waarbij een leverancier het eigendom over een product behoudt. Hiervoor moet de leverancier bereid zijn zelf het eigendom te behouden en de financiering te doen, zoals bijvoorbeeld bij spijkerbroeken (Mud Jeans) of tijdelijke meubilair-oplossingen (Alvero).
  • Een koop-terugkoopregeling, waarbij een leverancier het product verkoopt en aan het einde van de levensduur weer terug koopt. Voorbeelden hiervan zijn tapijttegels (Interface) of kantoormeubilair (Gispen).
  • Een leasemodel, waarbij een gebruiker een product in termijnen aankoopt over de gehele levensduur. Bij een ‘financial lease’ is hier een externe financier bij betrokken, waarmee de circulaire prikkel beperkt is. Voorbeelden hiervan zijn liften (Mitsubishi M-Use) of vorkheftrucs (UniCarriers).

Pas vanuit een inkoopperspectief op met het voorschrijven van een bepaald (circulair) verdienmodel. Het huren of leasen van een product maakt het nog niet circulair: dat hangt af van wat er na retourname daadwerkelijk met het product gebeurt. Belangrijk om te onthouden is dat publieke organisaties zelf goedkoper geld kunnen lenen dan private partijen dat kunnen. Een model waarbij een private partij moet voorfinancieren, bijvoorbeeld in een huur- of pay-per-use-model, kan voor een publieke organisatie op lange termijn dan ook duurder uitpakken dan een reguliere koop van het product met eventuele retourname aan het einde van de levensduur.

KPIs relating to circularity

To ensure circular achievements, it can be useful to link these achievements to KPIs (Key Performance Indicators) in the contract. You may also want to include a growth model that will give the supplier an incentive to improve performance during the contract period. Examples of KPIs include the environmental impact of the production of materials, the amount of recycled content or the reduction in the number of products.

Be careful not to offer perverse incentives, such as two KPIs that counteract each other. An example might be a guaranteed maintenance-free period (during which the product must function) and reuse of existing products (that may require more maintenance). You can also link the remuneration structure to the ability to meet KPIs.

Long contract periods

Entering into a long-term contract projects confidence - you are committing to work with the selected supplier for a long time. A long-term contract enables the supplier to make investments with a longer payback period, for instance investments in quality. This is often beneficial to the circular performance in a contract. It is important to realise that the maximum duration of a framework contract (4 years) can be extended if a well-founded justification is provided. Producing circular achievements could be used as justification.

Contract management

Once the contract has been concluded, the relationship between client and supplier truly begins. The client's contract manager has an important role to play here. Involve the contract manager early in the process, enabling him to familiarise himself with the ambitions formulated in the tender and with the proposal submitted by the market party. Ask the contract manager to continue to liaise closely with the market party once the contract has been awarded, to ensure that your ambitions will be translated into reality. This requires a flexible attitude when making agreements, as you cannot oversee the full implications when the contract is awarded.

Tips

  • At an early stage of your procurement process, involve a legal expert who understands the ideas and ambitions underlying the procurement project.
  • Involve the contract manager early on in your procurement process to ensure that circular achievements match his interests (for example: product does not fail).
  • Formulate the contract in functional terms as much as possible and use mutual confidence as your starting point.
  • Include KPIs in the contract that safeguard circular achievements.
  • Conclude a long-term contract, allowing market players to invest in the achievement of circular ambitions.

Inspiring examples

Background information

Suggestions and/or additions?